OE-Newsletter Nr. 8 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
anbei erhaltet Ihr wie gewohnt ein paar Informationen zu den Entwicklungen der zurückliegenden Wochen. Wie immer freuen wir uns auf den Austausch mit Euch und stehen bei Rückfragen zu den einzelnen Punkten gerne zur Verfügung.
Intranet jetzt auch in TEAMS
Einige von Euch werden es vielleicht schon bemerkt haben: Unser stetig wachsendes Intranet der Unternehmensgruppe ist nun auch in TEAMS zu finden. So ist es noch leichter, keine wichtigen Informationen mehr zu verpassen (wie zum Beispiel die leider rasant zunehmenden Phishing-Attacken auf Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten). Auch in der TEAMS-App auf Eurem Diensthandy funktioniert dies ganz leicht, indem Ihr auf das Intranet Icon und dann auf das Meyer Bau-Logo klickt.
Übrigens: Lasst doch gerne mal einen Kommentar, eine Frage oder ein Like zu den Beiträgen dar, wir freuen uns über den Austausch.
Nachhaltigkeitsbericht: Der erste Schritt – Wesentlichkeitsanalyse
Im letzten Newsletter haben wir bereits kurz darauf hingewiesen, dass wir als Unternehmensgruppe für das Geschäftsjahr 2025 erstmals durch das EU-weite regulatorische Rahmenwerk der sogenannten Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verpflichtet sein werden, einen prüffähigen Nachhaltigkeitsbericht zu verfassen. Der zentrale Ausgangspunkt und somit das Fundament für eine effektive und zielgerichtete Berichterstattung ist die sogenannte doppelte Wesentlichkeitsanalyse. Die doppelte Wesentlichkeit erweitert hierbei den traditionellen Wesentlichkeitsbegriff und betrachtet jetzt folgende zwei Perspektiven:
1. Inside-out: Wie wirkt das Unternehmen auf Umwelt und Gesellschaft?
2. Outside-in: Wie beeinflussen Nachhaltigkeitsthemen den Unternehmenserfolg?
Die Wesentlichkeitsanalyse ist also ein von der CSRD vorgeschriebener, umfangreicher Prozess, bei dem Unternehmen explizit die Themen identifizieren und bewerten, die für ihre Geschäftstätigkeit und ihre Stakeholder*innen in Bezug auf Umwelt, Soziales und Unternehmensführung von wesentlicher Bedeutung sind.
Die doppelte Wesentlichkeit fördert dadurch ein tieferes Verständnis von Auswirkungen, Risiken und Chancen mit Bezug auf Nachhaltigkeitsthemen und unterstützt die Entwicklung langfristig nachhaltiger Strategien. Entsprechend müssen dabei möglichst alle Unternehmensbereiche eingebunden werden. Hiermit werden wir in den kommenden Monaten starten und freuen uns auf den gemeinsamen Prozess.
Zugang für gewerbliche Kolleg*innen an der Unternehmenskommunikation
Im Hintergrund arbeiten wir gerade daran, auch unseren gewerblichen Kolleg*innen, die aktuell noch ohne Zugang sind, die Teilnahme an unserer internen Firmenkommunikation wie beispielsweise dem Intranet zu ermöglichen, damit wirklich alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, unkompliziert an Informationen zu gelangen und miteinander kommunizieren zu können. Hier gilt es noch einige technische Hürden zu beseitigen, aber wir sind zuversichtlich, dies bis Ende des Jahres umsetzen zu können.
BRL-Herbsttagung 2024
Aktuell bereiten Tim und Kai die Anfang November stattfindende BRL-Herbsttagung vor. Diese bildet einen wichtigen Meilenstein für die weitere Vernetzung und Zusammenarbeit der einzelnen Teilbereiche unserer Unternehmensgruppe und wird sich unter anderem mit den Themen Strategie, Führung, Arbeitgeberattraktivität sowie systemischen Fragestellungen beschäftigen.
Wechsel des WLANS in den Geschäftsstellen
Um das WLAN zu vereinheitlichen, wird es im Laufe des Oktobers in allen Geschäftsstellen ein neues WLAN geben (WLAN_WM). Dieses wird automatisch verteilt und installiert werden, dennoch möchten wir bereits im Vorfeld darauf hinweisen, dass alle alten WLANs abgeschaltet werden. Die Umsetzung an den Geschäftsstellen erfolgt durch Jakob und Florian vor Ort, damit bei möglichen Schwierigkeiten direkt geholfen werden kann. Für Eure dienstlichen Laptops etc. ändert sich durch diesen Schritt, der unter anderem einen maßgeblichen Beitrag zu unserer Datensicherheit, der Einhaltung unserer Sicherheitsrichtlinien und der Erhöhung der Flexibilität leisten wird, nichts. Für Mobiltelefone kann, sofern zwingend erforderlich, ein Zugang über ein Gast-WLAN eingerichtet werden. Da Mobiltelefone jedoch eine zentrale Gefahr für unsere Netzwerksicherheit darstellen, werden diese von unserem Unternehmens-WLAN (WLAN_WM) ausgeschlossen.
Datenumzug zu OneDrive
In unserem Unternehmen nutzen Mitarbeiter*innen unterschiedliche Ansätze, um ihre Dateien zu speichern und zu verwalten. Während einige Kolleg*innen bereits vermehrt auf OneDrive setzen, speichern andere ihre Daten noch lokal auf persönlichen Laufwerken (Y-Laufwerk). Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, die Datensicherheit zu erhöhen und flexibleres Arbeiten zu ermöglichen, wollen wir eine einheitliche Lösung implementieren: Daten, die noch auf dem „persönlichen“ Laufwerk :Y abgelegt sind, sollten ab sofort in OneDrive gespeichert werden. OneDrive bietet zahlreiche Vorteile wie die Möglichkeit, Dateien geräteübergreifend verfügbar zu machen, Dokumente mit Kolleg*innen zu teilen und gemeinsam in Echtzeit daran zu arbeiten. Zudem wird durch die Cloud-Speicherung das Risiko eines Datenverlusts minimiert, da alle Dateien automatisch gesichert sind.
Wie genau dies ganz unkompliziert erfolgen kann, haben wir einmal in der folgenden Anleitung für Euch zusammengefasst: Vom persönlichen Laufwerk auf OneDrive
Helpdesk: Jakob Schroeter nun erster Ansprechpartner
Unser Kollege Jakob Schroeter, der dieses Jahr seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration erfolgreich abgeschlossen hat, ist nun Euer erster Ansprechpartner und Hauptverantwortlicher bei Fragen rund um den Support und den Helpdesk. In diesem Zuge wird Jakob auch die Bearbeitung der eingehenden Tickets verantworten und zusammen mit Dennis, Hendrik und Thomas dafür sorgen, dass Ihr bei Fragen oder Problemen zuverlässig und zielführend Unterstützung erhaltet.
Eure Mithilfe ist gefragt #1: Erstellung qualifizierter Tickets
Apropos Helpdesk: Um Euch im Fall der Fälle bestmöglich helfen zu können, möchten wir auf diesem Wege abschließend daran erinnern, dass es wichtig ist, dass Eure Anfragen über den Helpdesk bestimmte notwendige Informationen enthalten. Da dies leider nicht immer passiert und dadurch mitunter mehrere Rückfragen erforderlich werden welche den Prozess verlangsamen, haben wir die wichtigsten Punkte hier noch einmal für Euch zusammengefasst:
– Detaillierte Schilderung des Problems (nicht nur Stichwörter)
– Was habt Ihr bereits zur Behebung des Problems versucht?
– Falls die Erstellung eines Screenshots möglich ist, diesen bitte an das Ticket anhängen.
– Seit wann besteht das Problem? (dies ist wichtig für das Finden des Auslösers)
– Hat es überhaupt schon einmal funktioniert oder seid Ihr das erste Mal in diesem Prozess?
Eure Mithilfe ist gefragt #2: Vereinheitlichung der Email-Signaturen
Wie wir alle wissen, ist ein professioneller und einheitlicher Auftritt nach außen in der heutigen Geschäftswelt sehr wichtig. Deshalb – und weil wir in der Vergangenheit wiederholt darauf angesprochen wurden – haben wir für Euch eine Anleitung erstellt, mit derer Ihr ganz unkompliziert eine einheitliche Email-Signatur erstellen könnt.
Bisher werden hier mitunter verschiedene Designs und Formatierungen benutzt, was insbesondere dann, wenn mehrere Personen aus der Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Formatierungen ihrer Signatur an einer Unterhaltung beteiligt sind, wenig professionell wirkt. Den Link zur Anleitung findet Ihr hier: Ändern der E-Mail
Signatur (sharepoint.com)
Wir bitten um Änderung und Vereinheitlichung der Signatur bis zum 18.10.2024
Übrigens: Lasst uns per Mail oder über die Kommentarfunktion im Intranet gerne wissen, wenn Ihr zu bestimmten Themen noch weitere Informationen benötigt. Gleiches gilt auch für den Wunsch nach Schulungen.
Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE
