29.11.2024

OE-Newsletter Nr. 10 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Adventszeit steht vor der Tür und wir möchten Euch in diesem Monat wieder in Kürze über einige Dinge auf dem Laufenden halten, die im Bereich Organisationsentwicklung geschehen sind. Wie immer freuen wir uns aber auch über Euren Input, falls es beispielsweise ein Thema gibt, zu dem Ihr weitere Informationen benötigt.

BRL-Herbsttagung 2024
Anfang November fand die diesjährige BRL-Herbsttagung statt, deren inhaltliche sowie methodische Planung und Durchführung in unseren Händen lag. Neben den Statusberichten verschiedener Bereiche und Abteilungen haben auch die BIT, MyCo und Kewitz ihre spannenden Tätigkeitsfelder präsentiert, um ein besseres Verständnis zu schaffen und die Möglichkeit für zukünftige Kooperationen zu erhöhen.
Darüber hinaus haben sich die Teilnehmenden auch mit den Themenfeldern Systemgesetze und Führung beschäftigt, um hier die eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten weiter auszubauen. Und da nach der Tagung auch vor der Tagung ist, arbeiten wir derzeit bereits an den Vorbereitungen für die Frühjahrstagung im Mai 2025.

Übrigens: Um noch einen genaueren Einblick zu erhalten, was an den beiden Tagungstagen so alles passiert ist, klickt hier: BRL-Herbsttagung 2024: Geschlossen & gemeinsam in die Zukunft

Vorbereitende Maßnahmen für elektronische Rechnungen / Update von DocuWare & JobRouter in KW 51 (inkl. Systemabschaltung)
Im Zuge der gesetzlichen Anforderungen an den Empfang von elektronischen Rechnungen werden unsere Kollegen von der IT in enger Zusammenarbeit mit unserem Dienstleister Simplify das Archivsystem Docuware und den JobRouter überarbeiten. Die Implementierung wird in mehreren Phasen durchgeführt, zu denen wir Euch rechtzeitig weitere Informationen zukommen lassen werden.
Wichtig: Damit Ihr Planungssicherheit habt, möchten wir bereits jetzt darauf hinweisen, dass im Zuge der notwendigen Updates Docuware und der JobRouter ab dem 16. Dezember (nachmittags) bis zum 17. Dezember (ganztägig) nicht nutzbar sein werden.

Nachhaltigkeitsbericht: Neue Software für das Datenmanagement
Seit dem 1. November 2024 nutzen wir die Software Mavue, um die wachsende Datenmenge im Nachhaltigkeitsreporting effizient zu verwalten. Mavue unterstützt uns dabei unter anderem, die im Zuge der Nachhaltigkeitsberichterstellung zwingend notwendige Wesentlichkeitsanalyse durchzuführen, Daten zu organisieren sowie zu analysieren. Darüber hinaus bietet die Software verschiedene kollaborative Funktionen für eine reibungslose Zusammenarbeit in der Datensammlung und -validierung.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Mavue und sind überzeugt, dass diese Lösung uns bei der Umsetzung des Nachhaltigkeitsreportings effektiv unterstützen wird.

Übrigens: Solltet Ihr Fragen zu beispielsweise den Hintergründen, Erfordernissen oder Bausteinen des für uns als Unternehmensgruppe verpflichtenden Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts haben, kommt gerne auf unseren Kollegen Tilmann zu.

IT-Sicherheit
Wie unter anderem die stetige Zunahme von sogenannten Phishing-E-Mails zeigt, erhält das Thema IT-Sicherheit einen immer größeren Stellenwert, um die Daten und Personen unserer Unternehmensgruppe zielführend vor externen Angriffen schützen zu können. Die Teilaspekte, die in dieses Themenfeld fallen, sind vielseitig und bedürfen unser aller Vorsicht und Mithilfe, denn auch die besten Firewalls etc. helfen nichts, wenn wir durch unvorsichtiges Handeln die Datensicherheit unserer Unternehmensgruppe gefährden.
Unser Kollege Dennis, der dieses Themenfeld verantwortet, hat deshalb zusammen mit Dr. Monika Ehlers an einer Veranstaltung teilgenommen, um über die aktuellen Chancen und Risiken informiert zu sein. Auf dieser Grundlage wurden bereits einige Maßnahmen umgesetzt und andere sind aktuell in der Planungsphase.
Was Ihr bereits jetzt tun könnt? Um Datenlecks zu vermeiden und Einfallstore zu minimieren, sollten Mitarbeitende beispielsweise ihre E-Mail-Adresse der Firma keinesfalls für private Zwecke nutzen. Denn durch die Preisgabe der Firmenadresse ist es für Cyberkriminelle leicht, diese für betrügerische Zwecke nutzbar zu machen. Darüber hinaus gilt es, die externe Zusendung von beispielsweise Dokumenten im doc.- oder docm.-Format konsequent zu unterbinden und diese systemseitig abzuweisen, da sie häufig zur Verbreitung von schädlicher Software genutzt werden. Eine sichere Alterative ist zum Beispiel das PDF-Format. Hier wird es in Kürze entsprechende Anpassungen geben, über die wir gesondert informieren werden.

iTWO-Anwendertreffen
Mitte November hat bei der RIB in Stuttgart das Anwendertreffen 2024 stattgefunden, an dem Alina und Kai teilgenommen haben, um wichtige Informationen für die Implementierung der Software iTWO in unserer Unternehmensgruppe zu erhalten. Der Austausch mit anderen Personen aus der Baubranche, die die Software aktuell ebenfalls einführen oder bereits eingeführt haben, ist ein wichtiger Baustein, um Reibungsverluste zu minimieren, unsere Implementierungsstrategie differenziert zu überprüfen und etwaige Stolpersteine zu vermeiden.
Den Entwicklern von iTWO ist es dabei auch wichtig, mit den Nutzer*innen in direkten Kontakt zu treten und die Software auf Grundlage der tatsächlichen Anforderungen der Anwender*innen gezielt weiterzuentwickeln. Ebenso wichtig ist aber auch der Austausch bei uns im Hause und das Projektteam freut sich weiterhin über Fragen, Feedback und Anregungen. Denn eines ist weiterhin sicher: die Einführung einer Software in dieser Größenordnung kann nur gelingen, wenn wir unsere Kompetenzen und Erfahrungen bündeln, um gemeinsam etwas zu entwickeln, von dem wir am Ende alle profitieren.

Helpdesk
Das Ticketsystem unseres Helpdesks wird weiterhin sehr gut von Euch angenommen. In den letzten vier Wochen haben wir knapp 250 Tickets bearbeitet, um Euch bei kleineren und größeren Problemen oder Fragen zügig und zielführend helfen zu können. Die Themen waren erneut breit gefächert, wobei diesen Monat Unterstützung insbesondere hinsichtlich des JobRouters, sicherheitsrelevanter Themen und Software wie beispielsweise Outlook, Word oder das XPhone angefragt wurde.
Solltet auch Ihr einmal eine Frage oder ein Problem haben, erreicht Ihr den Helpdesk ganz unkompliziert über helpdesk@meyer-bau.de.

Tunnelzugang / VPN-Client
Apropos sicherheitsrelevante Themen: Zur Erhöhung der Datensicherheit wird aktuell ein neuer VPN-Client („Tunnelzugang“) ausgerollt. Technisch bzw. in der Handhabung ändert sich hierdurch jedoch nichts. In der Anmeldemaske ist lediglich ein neues Kästchen („Use SAML Authentication“) hinzugekommen, welches jedoch nicht angeklickt werden muss.