Compliance konkret Teil 9 – Anonyme Hinweise richtig melden

Unser Compliance-Managementsystem ist mehr als nur ein paar Richtlinien und Zeilen in einer hübschen Broschüre. Wir wollen es leben, Vorbild sein und zusammen immer weiter professionalisieren. Dafür brauchen wir alle ein gutes Verständnis dafür, was sich alles darin verbirgt und wie vielfältig Compliance-Themen sein können. In unserer Blog-Serie „Compliance konkret“ wird Dir anhand von Praxisbeispielen gezeigt, wie und wo überall uns das Thema im Alltag begegnet.

Hinweise anonym einreichen – so funktioniert’s

Es kann Situationen geben, in denen Kolleg*innen auf mögliche Verstöße gegen unsere Compliance-Regelungen aufmerksam werden, die sie aus unterschiedlichen Gründen nicht persönlich melden möchten. Für diese Fälle stehen das Hinweisgeber-Formular auf unserer Homepage sowie der Compliance-Briefkasten im Werkstatt-Flur in Uelzen zur Verfügung, über die Hinweise vollständig anonym eingereicht werden können. Diese Wege ermöglicht es allen Mitarbeitenden, Missstände oder Verdachtsmomente ohne Angst vor persönlichen Konsequenzen zu melden.

Worauf kommt es beim Hinweis an?

Da bei anonymen Hinweisen kein persönlicher Kontakt zum/zur Hinweisgeber*in möglich ist, ist unser Compliance-Team, Annika Leip und Oliver Hanisch, auf möglichst konkrete und vollständige Informationen angewiesen. Nur wenn der gemeldete Sachverhalt ausreichend nachvollziehbar ist, können sie den Hinweis prüfen und gegebenenfalls weiterverfolgen. Bitte beachte beim Verfassen eines Hinweises daher folgende Punkte:

• Wer ist betroffen oder involviert? (z. B. Namen, Funktionen, Abteilungen)
• Wann hat sich der Vorfall ereignet? (Datum und ggf. Uhrzeit oder Zeitraum)
• Was genau ist passiert? (genaue Beschreibung des Sachverhalts)
• Gibt es Zeug*innen oder weitere Personen, die nähere Angaben machen können?
• Wie wurde der Vorfall bemerkt? (z. B. eigene Beobachtung, Erzählung Dritter, Dokumente)

Je präziser der Hinweis formuliert ist, desto besser kann geprüft werden, ob ein Regelverstoß vorliegt und welche weiteren Schritte erforderlich sind. Allgemeine Andeutungen ohne belastbare Informationen helfen leider nicht weiter.

Nicht hilfreicher Hinweis (zu vage):	Hilfreicher, konkreter Hinweis (verwertbar):
„Ein Kollege nimmt manchmal Sachen von der Baustelle mit. Ich finde, das sollte sich mal jemand anschauen.“	„Auf der Baustelle in Posemuckel (Projektname: ‚Neubau Wohnanlage Bültenweg‘) hat der Kollege Thomas M.  am Freitag, den 31. Mai 2025, mehrere Kupferrohre (ca. 3 Meter Länge) in seinen Privat-PKW geladen. Er meinte, die würden ‚sowieso nicht mehr gebraucht‘. Ich habe das selbst gesehen. Auch die Kollegen Jonas M. und Lena R. waren vor Ort und könnten das ggf. bestätigen. Die Rohre lagen bis zum Vortag noch neben dem Baucontainer. Das ist mir aufgefallen, weil sie danach plötzlich fehlten.“
Probleme: Keine Angabe, wer gemeint ist Keine Information, welche Baustelle betroffen ist Kein Zeitraum oder konkreter Vorfall Keine Beschreibung, was entwendet wurde Keine potenziellen Zeug*innen oder Hinweise auf Belege	Stärken: Wer: Klare Benennung der betroffenen Person Wann: Genaues Datum und Uhrzeit Was: Beschreibung des konkreten Vorfalls (Diebstahl von Kupferrohren) Wo: Benennung der Baustelle und des Projekts Wie wurde es bemerkt: Eigene Beobachtung, fehlendes Material Zeug*innen: Nennung weiterer Personen, die ggf. angesprochen werden können
Fazit: Für das Compliance-Team nicht überprüfbar.	Fazit: Dieser Hinweis enthält alle relevanten Informationen für eine fundierte Prüfung durch das Compliance-Team – auch ohne Rückfrage beim Hinweisgeber.

Das sagt unser Compliance-Team: