OE-Newsletter Nr. 1 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir, die Abteilung für Organisationsentwicklung (kurz OE), möchten Euch mit diesem Newsletter fortan regelmäßig über unsere Arbeit sowie unsere Projekte informieren. Wir möchten so die Transparenz erhöhen und sicherstellen, dass Ihr stets auf dem Laufenden seid. Einmal im Monat findet Ihr daher hier auf dem MEY BLOG mit unserem OE-Newsletter die neuesten Informationen zu neuen Systemen, Schulungen sowie IT-Tipps & -Tricks. Selbstverständlich stehen wir Euch aber auch jederzeit persönlich bei Fragen zur Verfügung und freuen uns, mit Euch ins Gespräch zu kommen.
Aber was genau ist die OE eigentlich? Aufgabe der OE ist es, den Erfolg unseres Unternehmens durch eine Steigerung der Leistungsfähigkeit zu sichern und an immer komplexer werdende Marktbedingungen sowie sich verändernde Bedürfnisse und Erwartungen – sowohl von intern als auch von extern – anzupassen. In enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachabteilungen und meist auf deren Initiative löst die OE Veränderungen also aktiv aus, steuert den sozialen und operativen Prozess, setzt Veränderungen gezielt um und sichert diese nachhaltig ab. Denn mit einem neuen System und einmaligen Schulungen ist es nicht getan und langfristiger Support sowie kontinuierliche Verbesserungen sind für optimale Arbeitsabläufe wichtig. Zusammengefasst kann man sagen, dass es unser Ziel ist, Euch zu unterstützen, Abläufe so zu gestalten, dass sie aktuellen und kommenden Anforderungen gerecht werden und Arbeitszeit optimal genutzt werden kann. Kurz: Mehr Produktivität, besseres Zusammenspiel zwischen den Abteilungen sowie weniger Zeit mit fragen, suchen, hinterhertelefonieren und fluchen verbringen.
Bereits 2023 haben wir so eine Vielzahl größerer und kleinerer Projekte erfolgreich zusammen mit Euch umgesetzt, um unter anderem die Prozesse und Strukturen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiter zu optimieren und bei den Mitarbeitenden verschiedentlich für Entlastung zu sorgen. An diese Dinge knüpfen wir auch in diesem Jahr an und in den letzten Wochen haben wir uns daher – neben einer Vielzahl anderer Dinge – unter anderem mit den folgenden Themen beschäftigt:
Einführung der digitalen Zeiterfassung für die gewerblichen Kolleg*innen mithilfe von ‚OptiTime‘
Hierzu gab es nicht nur Schulungen an verschiedenen Standorten, sondern auch eine Pflege der für die Einführung notwendigen Stammdaten. Auch bei der weiteren Pflege unterstützen wir die einzelnen Fachbereiche und kümmern uns um den Support und stehen bei Fragen oder Problemen jederzeit zur Verfügung.
Einführung digitaler Signaturen mithilfe von ‚DocuSign‘
Im Rahmen eines Pilotprojekts mit der Geschäftsführung wurden bereits einige Dutzend sogenannter ‚Umschläge‘ mithilfe des Programms ‚DocuSign‘ elektronisch signiert, was nicht nur das rechtskonforme Unterschreiben dieser Dokumente sicherstellt, sondern jede Menge Zeit und Ressourcen spart, da die Dokumente von überall in kürzester Zeit signiert werden können. Eine entsprechende Übersicht findet Ihr hier:
DocuSign Anwendungshilfen & Anleitungen (sharepoint.com)
Kommunikationsschulungen
Aktuell finden durch die OE Schulungen statt, in denen verschiedene Grundlagen menschlicher Kommunikation in sowohl Theorie als auch Praxis vermittelt werden. Im Vordergrund steht hier unter anderem das Ziel, das eigene Kommunikationsverhalten noch weiter zu verbessern, um beispielsweise Missverständnisse im Arbeitsalltag zu vermeiden.
Das Hilfeportal der IT: Unsere ‚FAQs‘
Darüber hinaus haben wir auch unsere ‚FAQs‘ noch einmal einer Überarbeitung unterzogen, damit Ihr bei technischen Problemen oder Fragestellungen, die häufiger auftreten, noch schneller Unterstützung bekommt. Schaut doch einfach mal unter folgendem Link auf der entsprechenden SharePoint-Seite vorbei:
FAQ – Frequently Asked Questions (sharepoint.com)
Eure Mithilfe ist gefragt
Immer mehr Kolleg*innen nutzen mittlerweile das Programm ‚Teams‘, um schriftlich, per Telefon oder per Videokonferenz miteinander zu kommunizieren und stets auf dem Laufenden zu sein (z.B. durch die MEY NEWS). Unter folgendem Link haben wir die wichtigsten Informationen für Euch zusammengefasst. Hier erfahrt Ihr auch, wie genau Ihr die Benachrichtigungen aktivieren könnt, damit Ihr wirklich nichts mehr verpasst:
Das neue Teams 2.0 (sharepoint.com)
Übrigens: Wusstet Ihr schon, dass Ihr die IT seit Kurzem im 2. Stock am Uelzener Standort findet? Und ganz in der Nähe findet Ihr auch die anderen Mitarbeitenden der OE – schaut doch gerne mal bei uns vorbei. Wir freuen uns immer über einen Austausch mit Euch.
Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE
