OE-Newsletter Nr. 11 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ein ereignisreiches Jahr neigt sich langsam, aber sicher dem Ende zu. Grund genug, zurückzublicken und einen Ausblick auf 2025 zu wagen.
Viel Spaß bei der Lektüre und Euch sowie Euren Familien ein fröhliches Weihnachtsfest und alles Gute für das neue Jahr.
Unser Helpdesk
Im zurückliegenden Jahr haben unsere Kollegen im Support mehr als 2.500 Tickets für Euch bearbeitet, um kleinere und größere Probleme zügig und zuverlässig zu beheben. Für das kommende Jahr ist geplant auf Grundlage einer aktuell laufenden Analyse festzustellen, wie die Anzahl der Anfragen durch beispielsweise neue und überarbeitete Anleitungen, zusätzliche Schulungsangebote sowie weitere Maßnahmen weiter reduziert werden kann.
Herausforderungen aus IT-Sicht im Jahr 2024
Besondere Herausforderungen neben dem eigentlichen Tagesgeschäft waren in diesem Jahr dabei unter anderem das vom Anbieter wiederholt verschobene Update auf Finance 2024.1. Die Installation hat schließlich zwei Tage gedauert, wobei es zu keinen größeren Problemen kam.
Die Anschaffung der neuen Drucker, die insbesondere in der Anfangszeit bei allen Beteiligten für einigen Frust und Kopfschmerzen gesorgt haben, war eine weitere große Herausforderung. Leider laufen die Geräte von EPSON nach wie vor nicht einwandfrei, sodass es hier im ersten Quartal 2025 zu einem erneuten Austausch kommen wird.Auch der Umzug des Sielbaus in die neuen Räumlichkeiten sowie die Einführung des 4-Augen-Prinzips im JobRouter waren wichtige Themen im Jahr 2024.
Nach dem kürzlich erfolgten Update von JobRouter und Docuware auf die jeweils aktuelle Version steht dem Empfang von E-Rechnungen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen nun nichts mehr im Weg. Weitere Ausbaustufen zur besseren Integration sind bereits geplant.
Die Einführung der Arbeitsprofile auf den Diensthandys läuft mittlerweile sehr gut. Hierbei haben die Mitarbeitenden die Wahl, ob sie ein privates Profil auf dem Diensthandy nutzen möchten oder nicht.
Besonders erfreulich war im vergangenen Jahr, dass Jakob seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration erfolgreich abgeschlossen hat und seine Expertise und Erfahrung nun vollumfänglich bei uns in der Unternehmensgruppe einbringen kann.
Unser neuer Auszubildender Florian zieht ein erstes Fazit
Seit dem 01. August 2024 unterstützt Florian May als Auszubildender unsere IT. An den drei Tagen, die Florian bei uns im Betrieb ist, übernimmt er mit Unterstützung seines Ausbilders Dennis bereits eine Vielzahl von Aufgaben, um die in der Berufsschule erlernten theoretischen Fertigkeiten auch in der Praxis anzuwenden. So hat er im Rahmen des Supports schon ca. 50 Tickets bearbeitet, zahlreiche Handys, Tablets und Notebooks eingerichtet sowie Arbeitsplätze aufgebaut. Darüber hinaus konnte er auch die Standorte Braunschweig und Lüneburg kennenlernen. Ein persönliches Highlight war für ihn dabei die Arbeit auf der Baustelle des Hochbaus in Salzgitter.
Change-Management
2024 markierte auch den Übergang von der Konzeptions- in die Umsetzungsphase unseres internen Change-Managements. In diesem Jahr lag der Fokus unter anderem auf dem Bereich der Unternehmenskultur und mithilfe verschiedener sogenannter Artefakte haben wir hier die ersten wichtigen Schritte hin zu unserer gemeinsamen Vision ‚Meyer 2030‘ unternommen. Wandel bedeutet aber nicht nur, dass sich aufgrund verschiedener interner und externer Sachzwänge Dinge verändern, sondern vielmehr auch, dass die Menschen einer Organisation die Bereitschaft und Fähigkeit für die notwendigen Wandelprozesse besitzen. Hier lag ein weiteres Hauptaugenmerk unserer Bemühungen in diesem Jahr, um eine solide Grundlage für die Bewältigung weiterer Herausforderungen zu schaffen.
So haben wir in diesem Jahr beispielsweise nicht nur über 1.000 Gespräche geführt oder mehr als 10 Abteilungen unterstützt, sondern durch die Bereitstellung verschiedener Informationen und die Durchführung von Events mehr als 10.000 Kontaktpunkte innerhalb der Unternehmensgruppe geschaffen, die es vorher nicht gab. Und auch die unterschiedlichen Schulungs- und Workshopangebote (z.B. zu den Themen Kommunikation, Change-Management, Teamentwicklung, Arbeitgeberattraktivität etc.) haben eine Vielzahl von Mitarbeitenden erreicht und ihren Teil zu den vier Säulen unserer Meyer-DNA beigetragen. Denn eines ist gewiss: Differenzierte, kritische und konstruktive Diskussionen sind die Grundlage für tiefergehende Maßnahmen. Und genau hier wollen wir im nächsten Jahr weiter ansetzen und neben der unternehmenskulturellen Ebene auch die Bereiche der Struktur und des Individuums weiter unterstützen. Deshalb werden wir zum Beispiel nicht nur die Projektbegleitungen intensivieren, sondern ab Februar 2025 auch das modulare Programm zur Entwicklung & Unterstützung von Führungskräften an den Start bringen, um jeden Tag noch ein Stückchen besser zu werden.
Übrigens: Im Intranet der Meyer-DNA findest Du eine Vielzahl spannender Erklärungen und Informationen rund um das Thema Change-Management. Reinschauen lohnt sich also: ZBEV – Startseite.
iTWO
Um in der Vergangenheit bei anderen Programmen gemachte Fehler nicht zu wiederholen, stand 2024 hinsichtlich der Software iTWO ganz im Zeichen der Schaffung solider und zukunftsfähiger Grundlagen. So wurden nicht nur die Grundsteine der Stammdatenbearbeitung gelegt, sondern auch die Systeme in unserer Softwareumgebung installiert und mit anderen Programmen verknüpft. Verschiedene KeyUser*innen der Unternehmensgruppe, die sich seit Mitte des Jahres unter großem Engagement in das Programm eingearbeitet und ihre Expertisen haben einfließen lassen, wurden geschult, sodass sie ihre Fähigkeiten und Kenntnisse mit anderen Anwender*innen teilen können.
Darüber hinaus sind sowohl im System RIB 4.0 als auch in der RIB iTWO (Baseline) die ersten konkreten Schritte getan, wobei insbesondere hinsichtlich der Baseline die größten Vorbereitungen getroffen worden sind und aktuell den letzten Feinschliff durchlaufen, sodass wir im Januar mit den Musterkalkulationen starten können.
Ein großes Dankeschön gilt allen an diesem Projekt beteiligten Kolleg*innen aus der gesamten Unternehmensgruppe, die entscheidenden Anteil daran haben, dass wir nach Abschluss der Implementierung mit einem zukunftsfähigen Programm arbeiten können, das unseren individuellen Anforderungen gerecht wird und uns in unserer tagtäglichen Arbeit signifikant entlasten wird.
Führendes System für Adressen (Geschäftspartner) wird iTWO 4.0
Seit Ende Juli 2024 arbeiten neben ihrem Tagesgeschäft Janina Bistauer, Thomas Beier, Annika Schorling und Michele Taube (die uns seit August geringfügig nebenberuflich unterstützt) an der Überprüfung der Datenintegrität und Pflege sämtlicher Adressdaten unserer Unternehmensgruppe. Aus einem Adresspool von etwa 12.000 Einträgen wurden rund 6.000 Adressen, mit denen wir aktuell Geschäftsbeziehungen pflegen, umfassend geprüft und korrigiert. Diese Adressen wurden in diesem Zuge mit relevanten Informationen wie E-Mail-Adressen, Webadressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Steuernummern und Handelsregisterdaten (Handelsregister-Nummer und Amtsgericht) angereichert, um eine zukunftsfähige und solide Datengrundlage zu haben.
Im Rahmen dieser Arbeiten mussten darüber hinaus zentrale Standorte sowie Niederlassungen identifiziert und miteinander verknüpft werden. Darüber hinaus haben wir 2.500 Ansprechpartner*innen erfasst, deren Telefonnummern und E-Mail-Adressen formatiert werden müssen. Zusätzlich erfassen Janina und Thomas monatlich etwa 100 neue Adressen, die über die Geschäftspartnerverwaltung (geschaeftspartnerverwaltung@meyer-bau.de) eingehen. Aktuell bereiten wir darüber hinaus den ersten Testimport für die iTWO-Umgebung vor. Hierfür müssen unter anderem die Adressdaten in ein Migrations-Template eingefügt und mit den entsprechenden Kreditoren- und Debitorendatensätzen aus Nevaris Finance verknüpft werden, um einen reibungslosen Betrieb in iTWO zu gewährleisten.
Seit Mitte Dezember 2024 ist zudem ein Pool von Geschäftspartneradressen der Firma Kewitz hinzugekommen, den wir nun aktiv prüfen, formatieren und aufarbeiten, damit diese im Januar 2025 in Nevaris Finance einsatzbereit zur Verfügung stehen.
Erstellung Nachhaltigkeitsbericht
Die bisherige Zeit in der OE war für unseren neuen Kollegen im Team, Tilmann Vorhoff, geprägt von intensiver Vorbereitung auf die bevorstehende Nachhaltigkeitsberichterstattung gemäß der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Ab 2025 sind wir als Unternehmensgruppe rechtlich verpflichtet, einen umfassenden Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen, der neben ökologischen auch soziale Kriterien umfasst. Ziel dieser Berichterstattung ist es, eine höhere Transparenz zu schaffen, zuverlässige Informationen für Banken, Zulieferer und Geschäftspartner*innen bereitzustellen sowie eine nachhaltige Entwicklung mit solider Datenbasis zu unterstützen. Nach einer initialen Einarbeitung in die Thematik sind wir im September mit der Grundlage für eine effektive Berichterstattung gestartet, indem wir mit der doppelten Wesentlichkeitsanalyse begonnen haben. Diese Analyse betrachtet sowohl die Auswirkungen unseres Unternehmens auf Umwelt und Gesellschaft (Inside-out) als auch die Einflüsse von Nachhaltigkeitsthemen auf unseren Unternehmenserfolg (Outside-in). Dieser umfangreiche Prozess hilft uns, die für unsere Geschäftstätigkeit und unsere Stakeholder*innen wesentlichen Themen zu identifizieren und zu bewerten.
Im Oktober hat Tilmann in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung das Stakeholder-Mapping abgeschlossen. Die entstandene Stakeholder-Matrix hilft uns, die wichtigsten Gruppen zu priorisieren und deren Perspektiven in der Wesentlichkeitsanalyse zu berücksichtigen. Seit dem 1. November nutzen wir zudem die Software Mavue zur Unterstützung bei der Durchführung der Wesentlichkeitsanalyse, der Organisation und Analyse von Daten sowie der kollaborativen Zusammenarbeit in der Datensammlung und -validierung. Bis Ende des Jahres wurden darüber hinaus in Zusammenarbeit mit vielen Kollegen und Kolleginnen sogenannte IROs (kurz für Impacts, Risks and Opportunities) identifiziert und bewertet. Dabei werden positive wie negative Auswirkungen des Unternehmens auf die Umwelt und Stakeholder sowie finanzielle Risiken und Chancen betrachtet. Positiv gestimmt freuen wir uns auf 2025, das Jahr, in dem das Reporting nach CSRD so richtig losgehen wird.
Wir sind bereit, die Herausforderungen anzunehmen und gemeinsam mit Euch die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu stemmen. Lasst uns 2025 zu einem Jahr machen, in dem wir nicht nur berichten, sondern auch nachhaltig handeln – und dabei vielleicht sogar noch ein paar gesundheitliche Vorteile rausholen wie bei der Radfahr-Challenge im September!
Übrigens: Möglicherweise habt Ihr bereits gemerkt, dass in Microsoft TEAMS die Reiter „Chats“ und „Teams“ nun zu einem Reiter zusammengefasst worden sind. Unter dem Reiter „Chat“ findet Ihr nun alle Eure Chats, Kanäle und Teams.
Apropos TEAMS: Solltest Du Teams aktuell noch nicht täglich nutzen, lohnt es sich auf jeden Tag, der Anwendung einmal Deine Aufmerksamkeit zu schenken. Durch die Verknüpfung mit unserem Intranet verpasst Du so keinerlei wichtigen Informationen mehr und darüber hinaus eignet sich TEAMS unter anderem sehr zielführend zur Durchführung von Videokonferenzen oder zum Chatten mit einer oder mehreren Personen, um den Informationsfluss in unserer Unternehmensgruppe sicherzustellen und die Kommunikation zu erleichtern
Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE
