OE-Newsletter Nr. 12 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks

,

OE-Newsletter Nr. 12 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

anbei erhaltet Ihr den ersten OE-Newsletter 2025 und damit einen kurzen Überblick über einige der Dinge, die in Sachen Organisationsentwicklung in den vergangenen Wochen passiert sind. Viel Spaß bei der Lektüre und sprecht uns bei Fragen oder dem Wunsch nach vertiefenden Informationen zu einzelnen Themenbereichen gerne jederzeit an.

Leitung der OE
Kai Janssen und Tim-Christoph Tröger teilen sich fortan die Bereichsleitung der Abteilung für Organisationsentwicklung und fungieren als Doppelspitze, um die Vielfalt der Aufgaben und die hierfür benötigten Kompetenzen noch zielführender abbilden zu können. Kai wird sich dabei primär dem Themenfeld‚ ‚Technik, Software, Strategie & Daten‘ widmen, während Tim den Bereich ‚Change-Management, Führung; Kulturwandel & Kommunikation’‘ verantwortet. In Kombination werden diese beiden übergeordneten Schwerpunkte eine ganzheitliche und organische Unterstützung der einzelnen Unternehmensbereiche ermöglichen und sicherstellen, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Unternehmensgruppe zielgerichtet zu begleiten.

Update Einführung iTWO
Wir haben die nächsten und weiteren Schritte für das iTWO-Projekt geplant und eingetaktet. Diese Schritte möchten wir mit Euch einmal teilen und etwas näher erläutern, damit Ihr mit diesen planen könnt. Aufgrund dessen, dass leider einzelne Aufgaben im letzten Bearbeitungszeitraum nicht bearbeitet werden konnten, kam es zu einem Verzug, den wir teilweise mit der Ressource aus der OE verkleinern konnten, dennoch haben sich dadurch Verschiebungen zum ursprünglichen Plan ergeben.

  • iTWO Baseline:
    Am 18. und 19. Februar erhalten alle Kalkulator*innen eine Schulung an unserem Hamburger Hochbau-Standort. Vor allem die Themen Vorlageprojekte, Alltagsgeschäft der Kalkulatoren, Arbeiten mit Variablen, Arbeiten mit BGK-LV und Preisvoranfrage finden hier Raum. Im Anschluss wird es Arbeitspakete geben, sodass wir voraussichtlich bis Ende März alle Vorlageprojekte im System haben, die Qualität des Systems durch Kalkulation von Altprojekten getestet worden ist und somit Angebotskalkulationen in iTWO Baseline erstellt werden können. Parallel werden Schulungen für die Bauleitungen Mitte bis Ende März stattfinden, sodass diese Aufmaße erstellen, Nachträge kalkulieren und abrechnen können.
  • iTWO 4.0 Workbase+ (Geschäftspartner & Projektverwaltung):
    Für die Projektverwaltung in iTWO wird es Mitte Februar eine Testphase zur Projektanlage geben. Ebenfalls werden in KW 6 die Geschäftspartner testweise importiert und anschließend der große Import geplant und durchgeführt. Nach dem großen Import können GP aus der 4.0 in Baseline verwendet werden und werden übergangsweise parallel in iTWO und Nevaris angelegt (Bis die Schnittstelle voll funktionsfähig ist)
  • iTWO 4.0 SCM-Beschaffung:
    Am 27. Februar wird es einen halben Tag einen KickOff-Workshop mit den Key-User*innen geben. Im Anschluss erfolgt die Einrichtung der SCM-Umgebung (z.B. Stammdaten, Grundkonfiguration, Ansichten, Customizing, Prozesse).
  • iTWO 4.0: NEVARIS-Schnittstelle:
    Bis Ende April erfolgt die Erstellung der Schnittstelle zwischen iTWO 4.0 und NEVARIS, sodass wir bis spätestens Ende April diese testen können.
  • Geschäftspartner Daten:
    Wir haben in kürzester Zeit mehr als 450 Geschäftspartneradressen der Firma Kewitz umfassend geprüft, ergänzt und gegebenenfalls korrigiert, bevor sie als Debitoren in das System Nevaris Finance übernommen wurden. Zusätzlich war es erforderlich, diese Adressen in unsere Importdaten für ITWO zu integrieren, um eine durchgängige Konsistenz im Stammdatenabgleich sicherzustellen und mögliche Inkonsistenzen in der Zukunft zu vermeiden. Mit der erfolgreichen Umsetzung dieses Schrittes haben wir eine bedeutende Hürde überwunden und sind nun gemeinsam mit Kewitz bereit, im Bereich der Geschäftspartner in den Regelbetrieb überzugehen

Upgrade auf Windows 11
Da in diesem Jahr der Support für Windows 10 durch Microsoft auslaufen wird, werden wir die kompatiblen Geräte schrittweise auf das neue Betriebssystem upgraden, um auch zukünftig den Support und die Sicherheit sicherstellen zu können. Hierzu werden die betroffenen Kolleg*innen individuell separate Informationen zum konkreten Ablauf von uns erhalten, damit alle Personen Planungssicherheit haben.
Solltet Ihr bereits vorher ein Upgrade wünschen, könnt Ihr auch gerne proaktiv auf die Kollegen der IT zugehen, um dieses sofort zu erhalten.

Umstellung auf TEAMS-Telefonie im Jahr 2025 & Vereinheitlichung WLAN
An einigen Standorten, wie am neuen Standort der MPE, wurde die Telefonie bereits auf Microsoft TEAMS umgestellt. Im Laufe des Jahres 2025 soll dies schrittweise auch auf weitere Standorte ausgeweitet werden. Nähere Informationen hierzu folgen zeitnah.
Darüber hinaus wurde das WLAN in allen Geschäftsstellen vereinheitlicht, um Euch das ortsunabhängige Arbeiten noch einfacher zu gestalten.  

Workshops und Schulungen
Unser Kollege Tim hat im Januar einen Folgeworkshop zur Teamentwicklung durchgeführt. Mithilfe des folgenden Links könnt Ihr mehr hierzu erfahren: Folgeworkshop zur Teamentwicklung
Und ganz im Sinne des Zusammen Dazulernens startet Mitte Februar das von Tim konzipierte modulare Programm zur Entwicklung und Unterstützung der Führungskräfte unserer Unternehmensgruppe. Denn um neuen und zukünftigen Herausforderungen zielführend begegnen zu können, ist es wichtig, Erfahrungen und Erkenntnisse miteinander zu teilen und so jeden Tag noch ein Stückchen besser zu werden.

Blockierte Dateitypen: doc-Dateien
Das Format .doc, welches bereits über 20 Jahre alt ist, wird vorzugsweise für den Versand von Verschlüsselungstrojanern genutzt und stellt somit eine erhebliche Gefahr für die Datensicherheit unserer Unternehmensgruppe dar. Die Formate PDF oder .docx bieten hier mehr an Sicherheit.
Sollte sich wider Erwarten die Notwendigkeit ergeben, dass Ihr eine lokal gespeicherte Datei in diesem Format öffnen müsst, muss fortan eine Prüfung durch die IT erfolgen. Meldet Euch in diesem Fall daher bitte an den Helpdesk, damit die Datei auf Unbedenklichkeit geprüft werden kann.

Outlook
Da uns hin und wieder Anfragen erreichen, was zum Beispiel der Unterschied zwischen einem ‚Verteiler‘ und einem ‚freigegebenen Postfach‘ in Outlook ist, haben wir einmal die wichtigsten Merkmale für Euch zusammengefasst:
Ein ‚Verteiler‘ ist lediglich eine Gruppe von mehreren E-Mail-Adressen, um eine identische E-Mail an mehrere Personen zu schicken. Dies wird aktuell z.B. bei Rundmails o.ä. genutzt. Ein ‚freigegebenes Postfach‘ hingegen ermöglicht mehreren Personen den Zugriff auf eine gemeinsame Mailadresse. Jede Person mit Zugriff auf dieses Postfach kann dann beispielsweise E-Mails empfangen oder verschicken. Dies kennt Ihr zum Beispiel von rechnung@meyer-bau.de. Hier können auch Nachrichten sortiert werden.
‚Gruppen‘ ermöglichen unter anderem das unkomplizierte Teilen von Kalendern, Kontakten oder Dateien und erleichtern die gruppenbasierte Zusammenarbeit. Hierzu wird ebenfalls eine gemeinsame Mailadresse erstellt. Besitzer*innen einer Gruppe können weitere Personen hinzufügen oder entfernen.
Was genau benötigt wird, hängt stark von den individuellen Anforderungen ab. Sprecht uns hier bei Bedarf gerne an, damit wir zusammen die für Euch beste Lösung finden und Euch unterstützen können, die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen

Der OE-Newsletter feiert sein Einjähriges
Seit nunmehr einem Jahr versorgen wir Euch einmal im Monat mit einer Auswahl an Informationen aus unserem breit gefächerten Tätigkeitsfeld, damit Ihr einen aktuellen Überblick über verschiedene Sachverhalte habt, die in Sachen Organisationsentwicklung derzeit passieren. Wir freuen uns daher, wenn Ihr uns über die Kommentarfunktion einmal mitteilt, welche weiteren Informationen Ihr benötigt oder welche Themen eine besondere Relevanz für Euch haben.

Übrigens: Wusstet Ihr schon, dass Ihr Tickets nicht nur per E-Mail an helpdesk@meyer-bau.de erstellen, sondern auch über unsere Self-Service Seite könnt? Diese erreicht Ihr über den folgenden Link: ACMP Self-Service -Informationen
Dort könnt Ihr auch den Status Eurer (aktuellen und geschlossenen) Tickets im Helpdesk einsehen und Rückfragen/Antworten schreiben, ohne ein neues Ticket eröffnen zu müssen.

Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE