OE-Newsletter Nr. 17 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks

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OE-Newsletter Nr. 17 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir wünschen Euch viel Spaß bei der Lektüre unseres Newsletters für den Monat Juni 2025.

Erfolgreiche Meldungen von Phishing-Angriffen
Im Herbst 2024 haben wir euch verstärkt auf Phishing-Angriffe hingewiesen, nachdem wir von Geschäftspartnern vor möglichen Angriffen durch betrügerische Emails aus ihren Postfächern gewarnt wurden. Wir haben in letzter Zeit wieder gehäuft Hinweise zu verdächtigen Mails erhalten – z. B. eine Nachricht an David Hoffmann, bei der Name und Absenderadresse nicht übereinstimmten. Dank eurer Meldungen konnten potenzielle Angriffe verhindert werden. Trotz implementierter Schutzmechanismen schaffen es weiterhin vereinzelt Phishing-Mails durch. Daher unser Hinweise:

  1. Bitte öffnet keine verdächtigen Emails und darin enthaltene Dokumente
  2. Bitte informiert umgehend die IT
  3. Sendet die Mail als Anhang an helpdesk@meyer-bau
  4. Löscht die E-Mail
  5. Macht eine Gegenprüfung, indem Ihr die absendende Person anruft oder persönlich fragt, ob die Mail wirklich von ihr stammt

Vielen Dank für eure Zusammenarbeit!

Führungskräfteentwicklung
Seit Mitte Juni haben alle drei Gruppen das zweite Modul „Systemisches Denken und Handeln“ der Führungskräfteentwicklung (FKE) durchlaufen. Zwei Gruppen haben bereits das 3. Modul „Konfliktmanagement“ absolviert, bei dem wir durch unseren externen Partner Heykes & Karstens unterstützt werden. Begleitmaßnahmen wie Coachings und bilaterale Gespräche vertiefen die Inhalte individuell, um die einzelnen Teilaspekte der Schulungstage nachhaltig abzusichern und die Führungskraft individuell zu unterstützen.
Im Vordergrund steht die Schärfung zentraler Führungskompetenzen und das Verstehen größerer und systemischer Zusammenhänge. Die Planung der zweiten Schulungsphase für 2026 läuft bereits.
Falls ihr seitens eurer Führungskraft noch nicht viel aus den Modulen mitbekommen haben solltet, sprecht eure Führungskraft gerne bei Gelegenheit drauf an!

Start des Windows 11 Rollout
Da der Support für Windows 10 im Oktober endet und damit auch Upgrades und Sicherheitseinrichtungen, beginnen wir jetzt damit, auf kompatiblen Geräten Windows 11 zu installieren. Die Installation erfolgt automatisch und dauert etwa zwei Tage. Ihr werdet anschließend, wie bei Updates üblich, auf einen erforderten Neustart hingewiesen. Den Zeitpunkt bestimmt ihr wie gewohnt selbst, muss jedoch innerhalb von 24 Stunden erfolgen. Der Neustart benötigt mit rund 30 Minuten etwas mehr Zeit als sonst, anschließend ist Windows 11 installiert und es kann nahtlos weitergearbeitet werden.
Windows 11 verspricht eine modernere Benutzeroberfläche, verbesserte Leistung, optimierte Sicherheit und neue Funktionen, die das Benutzererlebnis verbessern sollen. Dazu gehört ein überarbeitetes Startmenü, neue Layouts für effizienteres Multitasking und eine tiefere Integration von Microsoft Teams.
Wenn bei euch bereits das Update vollzogen ist, freuen wir uns über euer Feedback zum Prozess und des neuen Systems.
Hier kommt ihr zur Umfrage, die ca. 2 Minuten dauert: https://forms.office.com/e/TxyqnKb8Yq?origin=lprLink

Firewall-Anpassungen
Wir optimieren derzeit an allen Standorten die Firewall Einstellungen. Dies erfolgt aufgrund eines regelmäßigen Reviews und Anpassung an die neuesten Sicherheitserkenntnisse. Sofern es hier zu unvorhersehbaren Ereignissen kommen sollten, so zögert bitte nicht, euch an den HelpDesk zu wenden.

Neues Modul in Optitime: Meldungsmonitor für die Lohnbuchhaltung
Der Meldungsmonitor ist live! Das neue Modul unterstützt die Lohnbuchhaltung bei der Prüfung lohnrelevanter Daten nach der Abgabe der digitalen Arbeitszeiterfassung. Das neue Modul unterstützt die Lohnbuchhaltung bei der Prüfung lohnrelevanter Meldungen nach der Abgabe der digitalen Arbeitszeiterfassung.
Es enthält eine Vielzahl fein abgestimmter Prüfmechanismen, die gezielt auf unsere internen Prozesse ausgerichtet wurden:

  1. Früherkennung fehleranfälliger Konstellationen
  2. Schnellere, präzisere Bearbeitung
  3. Entlastung der Kolleg*innen

Eine vertiefende Einführung in das neue Modul wird Thomas in Kürze gemeinsam mit unseren Lohnbuchhalterinnen durchführen.
Vielen Dank an alle, die an der erfolgreichen Umsetzung dieses wichtigen Projekts beteiligt waren!

Meilenstein erreicht: Geschäftspartner-Migration in RIB 4.0 (ehem. iTWO 4.0) – mit wertvollen Learnings
Ein bedeutender Meilenstein nach über einem Jahr harter Arbeit: Die Geschäftspartnerdaten sind erfolgreich nach RIB 4.0 (ehem. iTWO 4.0) migriert.
Über 13.000 Geschäftspartner-Daten wurden überarbeitet, neu angelegt und mit allen relevanten Informationen wie Debitoren-, Kreditoren-, Kontakt- und Bankdaten ergänzt. Insgesamt kamen wir auf über 40.000 Datensätze. Die bisherige Excel-Datei entfällt – wir arbeiten künftig direkt im System. Das bringt mehr Übersicht und mehr Effizienz und deutlich mehr Freude im Arbeitsalltag.
Natürlich lief nicht alles reibungslos – aber genau das gehört zu jedem guten Projekt dazu. Unsere Learnings:

  • Bei der Migration kam es zu einem kleinen technischen Fehler in der Datenbank, der seitens des Softwareherstellers RIB verursacht wurde. Die gute Nachricht: Der Fehler ist identifiziert und schnell behebbar – RIB arbeitet bereits an der Korrektur.
  • Außerdem hat sich gezeigt, dass wir bei Dienstleistungsbeauftragungen künftig noch enger und strukturierter abstimmen müssen. Kleinere Kommunikationslücken führten hier zu vermeidbarem Mehraufwand – aus dem wir wichtige Erkenntnisse für die Zukunft mitnehmen.

Fazit: Vielen Dank an alle, die mitgewirkt haben – für euren Einsatz, eure Ausdauer und euren lösungsorientierten Umgang mit Herausforderungen.
Und es geht weiter: Die Anbindung an Nevaris Finance ist bereits in Arbeit.

Wer nutzt KI-Tools bei uns und wofür? – Wir brauchen euren Input
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst Teil unseres Arbeitsalltags – etwa bei Textgenerierung oder Datenanalysen. Damit wir den sinnvollen und sicheren Einsatz dieser Technologien unternehmensweit fördern und zugleich unsere Compliance-Vorgaben erfüllen können, möchten wir einen Überblick gewinnen:
Worum geht’s?

  • Wir planen in Kürze eine an die Unternehmungen gerichtete, verpflichtende Schulung zur sicheren und regelkonformen Nutzung von KI-Systemen. (Art. 4 KI-VO)

Bevor wir starten, möchten wir verstehen:

  • Wer nutzt bereits KI-Tools – und welche?
  • In welchen Bereichen kommen diese Tools zum Einsatz?
  • Gibt es Unterstützungs- oder Schulungsbedarf?

Warum ist das wichtig?

  • Nur mit einem vollständigen Überblick können wir Datenschutz und IT-Sicherheit im Umgang mit KI gewährleisten.
  • Wir wollen die digitale Kompetenz gezielt stärken.
  • Wir wollen den verpflichtenden Auflagen gezielt nachkommen.

Was ist zu tun?

Bitte nehmt euch zwei Minuten Zeit und füllt unsere kurze Umfrage aus: Hier geht’s zur Umfrage

Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE