OE-Newsletter Nr. 2 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wie im letzten OE-Newsletter hier auf dem MEY Blog angekündigt, möchten wir Euch fortan regelmäßig über unsere Themen, Arbeiten und Projekte auf dem Laufenden halten und mit Euch im Gespräch bleiben. In den vergangenen Wochen ist wieder einiges passiert. Wir haben es für Euch zusammengefasst:
Neue Drucker
In Kürze werden unsere neuen Drucker eintreffen, mithilfe derer wir unter anderem Kosten und Ressourcen sparen können. Der Rollout der ersten Geräte wird zunächst in Uelzen sein. Es findet zunächst ein Parallelbetrieb mit alten und neuen Druckern statt. Wenn alles reibungslos läuft, werden die anderen Standorte auf die neuen Drucker umgestellt. Eine Neuerung wird sein, dass jede/r Mitarbeiter*in eine individuellen PIN erhält, die zum Drucken genutzt werden kann, sofern dies (z.B. aus Datenschutzgründen o.ä.) gewünscht ist. Beim Scannen hingegen wird fortan die Nutzung der PIN verpflichtend sein.
Wer einen Transponder (z.B. für die Türschlösser) hat, kann diesen mit dem Drucker koppeln und muss somit nicht immer seine PIN eingeben. Detaillierte Informationen hierzu werden in einer separaten Mail in den kommenden Tagen bereitgestellt und jede/r Kolleg*in erhält am Tage des Rollouts eine Einweisung.
Update: Bis zum 1. Mai 2024 werden die Drucker an allen Standorten ausgetauscht werden.
Abbildung des 4-Augen-Prinzips im JobRouter: Beginn der Testphase
Aktuell befinden wir uns in einer Testphase, in der die ersten praktischen Erfahrungen bezüglich der Implementierung des 4-Augen-Prinzips (Rechnungsprüfung) im JobRouter gesammelt werden sollen. Gemeinsam mit Kolleg*innen aus der Buchhaltung und weiterer Abteilungen wollen wir prüfen, wo es gut funktioniert und wo es hakt, sodass alle Kolleg*innen Rechnungen GoBD-konform und mit möglichst wenigen Arbeitsschritten freigeben können. Hierzu folgen in Kürze weitere Informationen. Nur so viel vorweg: Das 4-Augen-Prinzip im JobRouter ist ein wichtiger Schritt in unserem Unternehmen, um transparente und verlässliche Datenstrukturen zu schaffen und Verantwortlichkeiten sowie Entscheidungsspielräume klar zu definieren. Entsprechende Schulungen, zu denen noch separat eingeladen werden wird, werden in KW 17 stattfinden.
Der Start für die ersten Arbeitsprofile auf den Firmenhandys ist getan
Bei den ersten Kolleg*innen wurden in den vergangenen Wochen auf ihren Android-Handys sogenannte Arbeitsprofile angelegt (eine Lösung für Geräte mit dem iOS-Betriebssystem ist ebenfalls in Arbeit). Ein Arbeitsprofil ermöglicht es Euch, persönliche und berufliche Daten auf einem einzigen Gerät zu verwalten, indem alle Unternehmensdaten und -anwendungen sicher und getrennt von persönlichen Inhalten wie Fotos, Nachrichten und Apps gespeichert werden können.
Dies bietet eine Vielzahl an Vorteilen: Zum einen können so alle beruflich verwendeten Apps ohne Einschränkungen miteinander ‚kommunizieren‘, zum anderen erlauben die Arbeitsprofile eine flexible Nutzung des Geräts und erhöhen maßgeblich die Sicherheit – zum Beispiel beim Zugriff auf Unternehmensressourcen und -informationen. Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der Arbeitsprofile ist in Arbeit und wird Euch zeitnah zur Verfügung gestellt.
Apropos Sicherheit: Kolleg*innen, die über kein Firmenhandy verfügen, haben bereits einen sogenannten ‚Token‘ bekommen, mit dessen Hilfe sie ganz problemlos die 2-Faktor-Authentifizierung auf beispielsweise ihrem PC oder Laptop vornehmen können, um optimal vor Hackerangriffen oder unerlaubtem Zugriff geschützt zu sein.
iTWO-Testphase: Austausch zu den ersten Erfahrungen & den nächsten Schritten
Derzeit befinden wir uns zusammen mit unseren Sielbau-Kolleg*innen in Hamburg in einer ersten Testphase, um gemeinsam das System iTWO noch besser kennenzulernen. Am 17. und 18. April wird es daher mit einigen Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Bereichen der Unternehmensgruppe einen Austausch zu iTWO geben, um erste Schritte zu diskutieren, Ideen und Anmerkungen aufzunehmen, offene Fragen zu beantworten und Informationen bereitzustellen. Dieser Austausch wird uns unter anderem helfen, einen Grobplan für die Einführung aufzustellen, Arbeitsgruppen zu bilden und gemeinsam ein einheitliches Bild von den möglichen Prozessen und Abläufen im System zu erlangen.
Springer-Büro in Uelzen nun buchbar
So wie an einigen anderen Standorten auch, gibt es am Standort in Uelzen jetzt ebenfalls ein Springer-Büro, welches Ihr beispielsweise nutzen könnt, wenn Ihr in Uelzen kein Büro habt oder einfach mal für ein paar Stunden ungestört arbeiten möchtet – sei es in der kritischen Phase eines Projekts, im Rahmen eines (Team)Meetings oder oder oder. Ihr findet das Büro im 2. OG gegenüber der Teeküche. Es verfügt über zwei voll ausgestattete Arbeitsplätze, ein großes Whiteboard und bietet in ruhiger Atmosphäre Platz für vier bis sechs Kolleg*innen. Buchen könnt Ihr es – analog zu anderen Besprechungsräumen – ganz einfach über den Outlook-Kalender (Ort „Springer Büro OE“).
Eure Mithilfe ist gefragt: Excel-Schulungen
Im Sinne des ‚Zusammen Dazulernens‘ unserer Meyer-DNA würden wir gerne dem Wunsch verschiedener Kolleg*innen nachkommen und Schulungen zu MS Excel anbieten. Hierfür benötigen Eure tatkräftige Unterstützung: Solltet ihr über Excel-Kenntnisse verfügen, meldet Euch gerne bei uns, damit wir gemeinsam uns alle noch besser schulen und unser Wissen weitergeben können. Vielen Dank!
Übrigens: Wusstet Ihr schon, dass Ihr aus dem Ausland nicht über Eure mobilen Endgeräte auf Unternehmensressourcen zugreifen könnt? Dies dient unter anderem dem Schutz Eurer Daten. Sollte dies aber dennoch einmal notwendig sein – zum Beispiel während eines Urlaubs – meldet Euch gerne rechtzeitig bei den Kollegen aus der IT. Dennis, Hendrik und Jakob helfen Euch bei der Lösung des Problems.
Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE
