OE-Newsletter Nr. 5 – Mehr Transparenz, Projekt-Infos, Tipps & Tricks
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
anbei erhaltet Ihr wie gewohnt ein Update über die wichtigsten Dinge der zurückliegenden Wochen.
Urlaubszeit: Was ist zu beachten?
Bitte denkt daran, während Eures Urlaubs eine Vertretung im JobRouter zu hinterlegen, damit die Rechnungsbearbeitung weiterhin ohne Reibungsverluste erfolgen kann. Wie genau dies funktioniert, könnt Ihr hier noch einmal nachlesen: https://willimeyerbauunterneh.sharepoint.com/:u:/r/sites/Organisationsentwicklung/SitePages/Jobrouter-Anleitung.aspx?csf=1&web=1&e=nFfR7J#allgemeine-einstellungen-(vertreterverwaltung%2C-e-mail-benachrichtigung)
Des Weiteren möchten wir Euch bitten, eine Abwesenheitsnotiz in Outlook für die Dauer Eurer Abwesenheit zu erstellen. Weitere Informationen hierzu findet Ihr unter diesem Link: https://willimeyerbauunterneh.sharepoint.com/SitePages/EMail_Knigge.aspx#die-passende-abwesenheitsnotiz
Falls Ihr einen Urlaub im Ausland geplant habt und trotzdem mit dem Handy oder dem Laptop auf Firmendaten zugreifen möchtet, macht hierfür bitte ein Ticket im Helpdesk auf, in dem Ihr die voraussichtliche Dauer des geplanten Auslandsaufenthaltes angebt. Im Anschluss wird der Zugriff dann für die Dauer des Aufenthaltes für Euch freigeschaltet: helpdesk@meyer-bau.de
Noch mehr Leistung – noch schnellere Übertragung
Seit dem 27. Juni gibt es eine neue Glasfaserverbindung zu unserem Serverraum in der Werkstatt. Diese Verbindung sorgt nicht nur für schnellere Übertragungsgeschwindigkeiten, sondern erhöht darüber hinaus auch die Datensicherheit, da zum Beispiel Backups noch zuverlässiger erstellt werden können.
iTWO-Schulungen
In den vergangenen Wochen haben verschiedene Schulungen zur Baumanagementsoftware iTWO stattgefunden, um notwendige Grundlagen zu schaffen, den Austausch zwischen den Fachabteilungen voranzutreiben und ein gemeinsames Verständnis der Software zu entwickeln. Diese Schulungen – wie auch die folgenden – sind ein wichtiger Bestandteil in unserer Implementierungsstrategie und tragen dazu bei, das System so zu gestalten, dass es für die Kolleg*innen der einzelnen Abteilungen einen größtmöglichen Mehrwert bietet.
Wie diese Schulungen angekommen sind, könnt Ihr auch im MEY Blog nachlesen: Gelungener Start – Erfolgreicher Auftakt der ersten iTWO-Schulungen – Wir sind Meyer (wir-sind-meyer.de)
Schnelle Hilfe mit dem Ticketsystem
Wie im letzten Newsletter erläutert, gibt es unseren Helpdesk nun seit über einem Jahr. Um Euch bei Support- und Serviceanfragen zu Soft- oder Hardwareproblemen auch weiterhin schnell und zielgerichtet unterstützen zu können, bitten wir Euch daher bei der Ticketerstellung wie folgt vorzugehen, damit Ihr immer genau die Unterstützung bekommt, die Ihr benötigt:
- Sendet eine E-Mail an helpdesk@meyer-bau.de.
- Beschreibt das Problem bitte möglichst genau. Eine detaillierte Beschreibung des Sachverhaltens ermöglicht eine schnelle Bearbeitung, da die Notwendigkeit für Rückfragen reduziert wird.
- Ggfs. empfehlen wir – abhängig vom Sachverhalt – diesen mit Bildern oder Screenshots zu veranschaulichen.
Online-Buchungsseite für das Tartuer Tor
Um unsere Kolleg*innen aus dem Hochbau besser zu unterstützen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, gibt es seit Anfang Juni eine Buchungsseite im Internet, über welche die 52 Bewohner*innen des Gebäudekomplexes Tartuer Tor einen Slot für die Fensterbegehung buchen können. Frank Hermannsen, der sich im Hochbau um das Gewährleistungsmanagement kümmert, ist sich sicher, dass die Software einiges an Zeit spare: „Man könnte es sicher noch optimieren, aber für die schnelle Umsetzung war es eine große Hilfe.“ Für die Planung der einzelnen Begehungen zur Dokumentation des Ist-Zustandes der Fenster sei es sehr von Vorteil – auch deshalb, weil die Termine gleich in Outlook synchronisiert würden.
Herzlichen Glückwunsch!
Unser Kollege Jakob hat im Juni die letzten Prüfungen seiner Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemadministration erfolgreich abgeschlossen. Wir gratulieren ihm herzlich zu seinem tollen Ergebnis und freuen uns, dass Jakob uns erhalten bleiben wird, um unser Team und die Unternehmensgruppe Meyer bei diversen Fragen rund um das Thema IT mit seiner Expertise zu unterstützen.
Apropos Ausbildung: Im August wird ein neuer Kollege seine Ausbildung bei uns beginnen. Hierzu werden wir Euch selbstverständlich zeitnah weitere Informationen zukommen lassen.
Eure Mithilfe ist gefragt: „Aufräumarbeiten“ auf dem Laufwerk G
Auf Anregung einiger Mitarbeiter*innen wird das Laufwerk G umstrukturiert werden, damit die dort abgelegten Dateien nach Abteilungen sortiert werden können. Diese neue Sortierung wird unter anderem eine Steigerung der Effizienz zur Folge haben und den Suchaufwand reduzieren, damit wir uns alle noch besser auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren können.
Wichtig: Bitte löscht bis zum 30. September 2024 Eure Dateien auf dem Laufwerk G, die Ihr nicht mehr benötigt. Noch benötigte Dokumente müssen verschoben werden, damit die Umstrukturierung erfolgen kann.
Bis zum nächsten Mal!
Euer Team der OE
